Metodologías de Implementación Odoo

MSA Consulting establece diferentes metodologías de implementación de Odoo con el propósito de definir claramente el alcance del servicio, las responsabilidades de MSA Consulting y del cliente, los mecanismos de trabajo, los entregables y las condiciones bajo las cuales pueden generarse horas adicionales.

La metodología seleccionada deberá definirse desde la etapa comercial y deberá estar relacionada con el alcance, número de horas, módulos, procesos y entregables establecidos para el proyecto.

El objetivo es evitar que actividades que corresponden al cliente sean asumidas automáticamente por MSA Consulting, así como establecer criterios claros cuando la información suministrada por el cliente requiera correcciones, reprocesos o actividades adicionales.

Toda implementación de Odoo realizada por MSA Consulting se desarrollará bajo los siguientes principios:

2.1. Definición previa del alcance

Antes de iniciar la configuración deberán estar definidos, como mínimo:

• Módulos incluidos.
• Procesos o flujos incluidos.
• Número de empresas incluidas.
• Usuarios o perfiles involucrados.
• Configuraciones requeridas.
• Migraciones o cargas de información contempladas.
• Capacitación incluida.
• Horas contratadas.
• Entregables esperados.
• Responsabilidades del cliente.
• Responsabilidades de MSA Consulting.

2.2. Odoo estándar como punto de partida

La implementación se realizará inicialmente utilizando las funcionalidades estándar de Odoo y las configuraciones disponibles para adaptar el sistema a los procesos definidos.

Las personalizaciones, desarrollos, automatizaciones o modificaciones al comportamiento estándar de Odoo no se consideran automáticamente incluidas dentro de una implementación funcional y deberán ser evaluadas de manera independiente.

2.3. Información suministrada por el cliente

El cliente es responsable de proporcionar información:

• Completa.
• Correcta.
• Actualizada.
• Validada.
• En los formatos establecidos por MSA Consulting.
• Dentro de los tiempos acordados.

MSA Consulting podrá realizar una revisión inicial de la información recibida antes de proceder con su carga o configuración.

2.4. Responsabilidad compartida

Una implementación de Odoo es un proceso colaborativo. MSA Consulting es responsable de orientar, configurar o ejecutar las actividades que correspondan según la metodología contratada.

El cliente es responsable de suministrar la información, tomar decisiones funcionales, validar las configuraciones y realizar las pruebas y aprobaciones correspondientes. La correcta operación del sistema depende de la participación oportuna de ambas partes.

3.1. Definición

En la Implementación Acompañada, MSA Consulting orienta y capacita al cliente sobre la configuración y utilización de Odoo, pero la ejecución de la parametrización queda bajo responsabilidad del cliente.

Esta modalidad está diseñada para organizaciones que desean adquirir conocimiento sobre la herramienta y conservar internamente la capacidad de administrar y modificar determinadas configuraciones de Odoo.

MSA Consulting explica, orienta y acompaña; el cliente ejecuta y configura.

3.2. Ejemplo

Si se requiere crear o cargar cuentas contables, MSA Consulting explicará:

• Dónde se encuentran las cuentas contables.
• Qué información debe contener cada cuenta.
• Cómo crear una cuenta individual.
• Cómo realizar una carga masiva mediante plantilla, cuando aplique.
• Qué validaciones deben realizarse.
• Cómo verificar el resultado.

Y el cliente será responsable de:

• Preparar la información.
• Diligenciar la plantilla.
• Realizar la carga.
• Validar la información.
• Corregir errores derivados de información incorrecta.
• Informar a MSA Consulting si requiere acompañamiento adicional.

6.1. Definición

En la Implementación Gestionada por MSA Consulting, el equipo de MSA Consulting asume la ejecución de las actividades de parametrización y carga de información que hayan sido incluidas dentro del alcance contratado.

El cliente proporciona información correcta y validada; MSA Consulting ejecuta la configuración y carga.

Esta modalidad permite que el cliente delegue en MSA Consulting una mayor parte de las actividades operativas de implementación.

Este punto debe quedar especialmente claro en las condiciones comerciales.

Por ejemplo: una revisión preliminar puede requerir aproximadamente 15 minutos para identificar que una plantilla no cumple con los parámetros. Sin embargo, la corrección de dicha plantilla podría requerir 1, 2, 3 horas o más, dependiendo de la cantidad y complejidad de los registros.

Las horas estimadas para una carga o configuración corresponden a información que cumple con las condiciones establecidas por MSA Consulting.

Cuando la información requiere transformación, depuración, corrección o reconstrucción, el tiempo adicional será contabilizado como esfuerzo de implementación.

Una vez aprobada la información, MSA Consulting realizará la configuración o carga correspondiente. Dependiendo del módulo, esto podrá incluir:

• Parametrización funcional.
• Importación de datos.
• Configuración de reglas.
• Configuración de diarios.
• Configuración contable.
• Configuración de impuestos.
• Configuración de productos.
• Configuración de usuarios y permisos.
• Configuración de flujos.
• Configuración de módulos incluidos en el alcance.

Una vez realizada la configuración inicial, se ejecutarán pruebas en un ambiente destinado para este propósito cuando esté contemplado dentro del proyecto. Las pruebas podrán incluir:

• Datos maestros.
• Movimientos.
• Saldos iniciales.
• Procesos operativos.
• Procesos contables.
• Flujos de aprobación.
• Documentos.
• Reportes.
• Integraciones incluidas en el alcance.

El objetivo de esta fase es verificar que la configuración realizada corresponda con los procesos definidos.

MSA Consulting puede configurar correctamente Odoo desde el punto de vista técnico y funcional, pero el cliente es quien conoce la operación interna de su organización. Por lo tanto, corresponde al cliente:

• Validar que los datos sean correctos.
• Validar que los procesos representen su operación.
• Ejecutar las pruebas.
• Confirmar los resultados.
• Informar inconsistencias.
• Aprobar la configuración.

14.1. El alcance contratado prevalece

La metodología no amplía por sí misma el alcance del proyecto. Los módulos, procesos, configuraciones, migraciones, desarrollos, integraciones y capacitaciones incluidas serán únicamente aquellas contempladas en la propuesta comercial o documento de alcance.

14.2. Los tiempos son estimaciones

Los tiempos proporcionados por MSA Consulting corresponden a estimaciones basadas en las condiciones conocidas al momento de realizar la planificación. El tiempo puede variar cuando existan:

• Cambios de alcance.
• Información incompleta o incorrecta.
• Retrasos del cliente.
• Reprocesos.
• Cambios en las decisiones funcionales.
• Errores en plantillas.
• Dependencias externas.
• Integraciones de terceros.
• Limitaciones técnicas.
• Requerimientos adicionales.

14.3. Retrabajo

Se considera retrabajo cualquier actividad que deba repetirse como consecuencia de:

• Información incorrecta entregada por el cliente.
• Cambios posteriores a una aprobación.
• Cambios en decisiones previamente definidas.
• Modificaciones de procesos después de realizada la configuración.
• Solicitudes que no estaban contempladas inicialmente.

14.4. Congelamiento de configuración

Una vez aprobada una configuración, cualquier modificación posterior deberá ser evaluada como un cambio. Esto evita que una misma configuración sea modificada repetidamente sin control sobre el consumo de horas.

14.5. Responsabilidad sobre los datos

MSA Consulting puede realizar cargas o transformaciones de información según lo contratado, pero el cliente conserva la responsabilidad sobre la exactitud, integridad y legitimidad de los datos suministrados.

Cualquier solicitud que modifique el alcance inicial deberá ser registrada como un requerimiento de cambio. El cambio deberá evaluarse considerando:

1. Descripción del requerimiento.
2. Justificación.
3. Impacto funcional.
4. Impacto técnico.
5. Horas adicionales estimadas.
6. Dependencias.
7. Impacto en fechas.
8. Aprobación del cliente.

La capacitación deberá diferenciarse de la configuración. Una sesión de capacitación tiene como objetivo que el usuario comprenda:

• Qué hace la funcionalidad.
• Cómo utilizarla.
• Qué información debe ingresar.
• Qué resultado genera.
• Qué controles debe realizar.

La capacitación no implica necesariamente que MSA Consulting deba ejecutar posteriormente todas las operaciones enseñadas.

Ejemplo

Si durante una capacitación se explica cómo crear productos, contactos y cuentas, configurar impuestos, registrar facturas y realizar pagos, el usuario deberá ejecutar dichas actividades cuando la metodología contratada corresponda a una Implementación Acompañada.

En una Implementación Gestionada, MSA Consulting podrá ejecutar la configuración cuando esté incluida en el alcance, pero esto no reemplaza la capacitación necesaria para que el cliente pueda operar posteriormente el sistema.

Aprender → Configurar → Probar → Validar → Operar

Esto permite evitar una implementación basada únicamente en demostraciones. El ciclo recomendado es:

MSA Consulting podrá establecer requisitos de entrada antes de iniciar determinadas actividades. Por ejemplo:

• Plantilla entregada.
• Información completa.
• Información validada.
• Accesos disponibles.
• Decisiones funcionales tomadas.
• Ambiente disponible.
• Dependencias externas solucionadas.
• Responsable del cliente asignado.

Una etapa se considera finalizada cuando:

1. MSA Consulting ha ejecutado las actividades contempladas.
2. Se han realizado las pruebas definidas.
3. El cliente ha recibido la explicación correspondiente, cuando aplique.
4. Las observaciones relacionadas con el alcance han sido atendidas.
5. El cliente valida o aprueba el resultado.

La falta de respuesta del cliente dentro del plazo establecido podrá afectar la planificación del proyecto y las fechas de las siguientes etapas.