1. Consideraciones generales

Antes de diligenciar la plantilla, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Utiliza la plantilla definida para la importación: conserva los nombres de las columnas y la estructura del archivo original. No elimines ni cambies los encabezados.
• Verifica que las cuentas contables existan: todas las cuentas que se utilizarán en el asiento deben estar previamente creadas en Odoo y disponibles para la compañía correspondiente.
• Verifica el diario contable: el diario indicado en la plantilla debe existir en Odoo y estar habilitado para la compañía en la que se realizará la importación.
• Confirma el periodo contable: la fecha del asiento debe corresponder a un periodo que permita registrar movimientos contables, de acuerdo con la configuración y los bloqueos existentes.
• Valida los contactos: cuando se utilice un contacto, este debe existir previamente en Odoo y su nombre o identificación debe coincidir exactamente con el dato registrado en el sistema.

2. ¿Cómo diligenciar las columnas de la plantilla?

Para la importación de un asiento contable, se deben tener en cuenta las siguientes reglas:

Importante: La referencia, la fecha y el diario se registran una sola vez por asiento, mientras que las columnas correspondientes a los apuntes contables deben diligenciarse en cada línea según la información que corresponda.

3. Validación de débitos y créditos

Todo asiento contable debe cumplir con el principio de partida doble: la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.

Antes de cargar el archivo, verifica que:

• El total de la columna Débito sea igual al total de la columna Crédito para cada asiento contable.
• Los valores estén registrados en la columna correcta.
• Los importes no contengan símbolos de moneda, textos ni separadores que puedan impedir su interpretación numérica.
• Los decimales estén expresados de acuerdo con el formato que reconoce la plantilla y la configuración regional de Odoo.

Nota sobre los decimales: Odoo aplica reglas de precisión y redondeo según la moneda y la configuración contable. Las diferencias pequeñas pueden ser detectadas durante la validación, pero no se debe asumir que el sistema corregirá automáticamente cualquier descuadre. Es necesario revisar y balancear el asiento antes de importarlo.

4. Validación de contactos e identificación

Cuando se diligencie la columna de contacto, se debe verificar lo siguiente:

• El contacto debe estar creado previamente en Odoo.
• Si se utiliza el nombre, este debe coincidir con el registro existente en el sistema.
• Si se utiliza el número de identificación, debe emplearse el valor y formato que la plantilla y la configuración de importación esperan.
• Para los terceros a los que aplique el dígito de verificación (DV), se debe incluir conforme al formato registrado en Odoo. No se debe omitir ni agregar separadores arbitrariamente.
• Si existen contactos con nombres similares, verifica el documento de identificación para evitar asignar el movimiento a un tercero incorrecto.

5. Recomendaciones adicionales antes de importar

1. Revisa que no existan filas incompletas: cada línea contable debe tener, como mínimo, la cuenta correspondiente y los datos requeridos para registrar el movimiento.
2. Evita filas vacías intermedias: elimina las filas sin información contable que no hagan parte de la estructura requerida por la plantilla.
3. Verifica la compañía: asegúrate de que las cuentas, el diario y los contactos correspondan a la compañía en la que se cargará el asiento.
4. Confirma que no existan duplicados: revisa si el asiento ya fue importado para evitar registrar dos veces la misma información.
5. Valida los formatos numéricos: las columnas de débito y crédito deben contener valores numéricos, sin fórmulas pendientes de cálculo ni textos.
6. Revisa la fecha y el periodo: confirma que la fecha sea válida y que el periodo contable esté abierto.
7. Realiza una validación previa: cuando sea posible, prueba la importación con un archivo pequeño antes de cargar un volumen grande de información.
8. Verifica el estado final: después de la importación, revisa los asientos generados y confirma si quedaron en borrador o contabilizados. No des por hecho que importar el archivo implica contabilizar automáticamente los movimientos.

6. Ejemplo de diligenciamiento

El siguiente ejemplo ilustra un asiento contable de saldos iniciales por $20.000.000:

En este ejemplo:

• La referencia, la fecha y el diario se diligencian únicamente en la primera línea.
• Cada línea contable tiene su propia cuenta, etiqueta y valor de débito o crédito.
• El asiento se encuentra balanceado porque el total débito es igual al total crédito.
• El contacto se asigna en la línea correspondiente cuando se requiere identificar al tercero.

Nota: El código de cuenta 999999 y el diario Saldos Iniciales son ilustrativos. Antes de realizar la importación, confirma que existan y que sean válidos para la compañía. Asimismo, verifica si la cuenta de contrapartida utilizada corresponde realmente a la configuración contable de saldos iniciales de la empresa.

7. ¿Qué hacer si Odoo presenta un error?

Si la importación genera errores, revisa el mensaje que presenta el sistema y valida especialmente:

• Cuentas contables inexistentes o no disponibles para la compañía.
• Diarios con nombres incorrectos.
• Contactos que no coinciden con los registros existentes.
• Fechas inválidas o periodos bloqueados.
• Valores no numéricos en las columnas de débito y crédito.
• Asientos descuadrados.
• Encabezados modificados o columnas que no corresponden con la plantilla.

Corrige la información en el archivo y vuelve a realizar la importación. Si el error persiste, conserva el mensaje presentado por Odoo y solicita apoyo al responsable funcional o contable.

Resultado esperado: El archivo queda correctamente estructurado y validado para importar los asientos contables en Odoo, reduciendo errores de identificación, configuración y balance contable.