En Odoo, cuando se trabaja con varias compañías dentro de una misma base de datos, los contactos pueden compartirse entre compañías o configurarse para que sean visibles únicamente en una compañía específica.

Esto depende del campo Compañía que se encuentra en el formulario del contacto.

1. ¿Cómo se configura la visibilidad de un contacto?

Al crear o editar un contacto, encontramos el campo Compañía, que permite definir su alcance:

• Compañía A: El contacto queda asignado exclusivamente a la compañía A. Por lo tanto, no estará disponible para la compañía B.
• Compañía B: El contacto queda asignado exclusivamente a la compañía B. No estará disponible para la compañía A.
• Campo Compañía vacío: El contacto es compartido y puede visualizarse y utilizarse desde ambas compañías, siempre que el usuario tenga los permisos correspondientes.

2. Ejemplos prácticos

Ejemplo 1. Contacto exclusivo de la compañía A

Un usuario de la compañía A crea el contacto «Proveedor ABC» y asigna el campo Compañía a la compañía A.

Resultado: El contacto solamente será visible para los usuarios de la compañía A. Los usuarios de la compañía B no podrán visualizarlo.

Ejemplo 2. Se crea el mismo contacto desde la compañía B

Un usuario de la compañía B crea nuevamente el contacto «Proveedor ABC», pero deja el campo Compañía vacío.

Resultado: Este segundo contacto será compartido y podrá visualizarse tanto desde la compañía B como desde la compañía A, siempre que los permisos de acceso lo permitan.

Por esta razón, es posible encontrar contactos duplicados cuando cada compañía registra por separado un mismo cliente o proveedor.

Ejemplo 3. Fusión de contactos entre compañías

Supongamos que existen dos registros del mismo contacto:

• Un registro asignado exclusivamente a la compañía A.
• Otro registro compartido, creado desde la compañía B, cuyo campo Compañía está vacío.

Si un usuario de la compañía A realiza la fusión de ambos contactos y el registro que permanece como principal es el que está asignado a la compañía A, el contacto resultante quedará asociado exclusivamente a la compañía A.

Resultado: El contacto dejará de estar disponible para la compañía B, ya que después de la fusión conservará la asignación exclusiva a la compañía A.

3. Recomendaciones para trabajar correctamente

1. Antes de crear un contacto, verifica si ya existe en la base de datos, especialmente cuando se trabaja con varias compañías.
2. Si el contacto debe ser utilizado por todas las compañías, deja el campo Compañía vacío.
3. Si el contacto debe ser exclusivo de una compañía, selecciona la compañía correspondiente.
4. Antes de realizar una fusión, verifica la compañía asignada a los registros y cuál será el contacto principal que permanecerá.
5. Evita fusionar contactos sin validar previamente su alcance, ya que esta operación puede modificar su disponibilidad entre compañías.

Importante: La visibilidad de los contactos depende tanto de la compañía asignada como de los permisos y reglas de acceso del usuario. Por eso, un contacto compartido no necesariamente será visible para todos los usuarios si existen restricciones adicionales.